Instructie afspraakeenheden in Google Agenda

Met afspraakeenheden (appointment slots in het Engels) kun je m.b.v. Google Agenda een uitnodiging sturen aan collega’s, ouders, of leerlingen en hen zelf een geschikt moment laten kiezen in een door jou aangegeven tijdvak.

De Google handleiding is hier te vinden.

Hier zijn de stappen:

1. Optioneel: maak een aparte agenda aan om de afspraken in te zetten. Dat is handig, omdat je dan de ingeplande afspraken beter zichtbaar maakt in je Google Agenda.

2. Maak een afspraak aan in een agenda van jouw keuze. Je kunt eventueel meerdere, niet aaneengesloten afspraken aanmaken.

3. Geef de afspraak een titel en klik daaronder op “afspraakeenheden”:
   

4. Het dialoogvenster verandert in:
   

5. Kies vervolgens hoe lang de in te plannen afspraken duren (b.v. 15 min). De afspraak die je hebt aangemaakt wordt vervolgens automatisch ingedeeld in tijdvakken van de door jou gekozen lengte (b.v. 15 min). Sla de afspraak op.

6. In je agenda is de afspraak nu zichtbaar met het volgende icoontje naast de titel:
   
   Zo weet je dat het om afspraakeenheden gaat.

7. Klik op de afspraak, het volgende scherm is zichtbaar:
   
   Kopieer de link onder “Ga naar…”. Deel deze link met de mensen die een afspraak moeten inplannen. Er is een Google account nodig om de afspraak in te plannen (hoeft geen schoolaccount te zijn). De afspraakeenheden zijn als volgt zichtbaar op de afsprakenpagina:
   

8. Als iemand een afspraak inplant, dan verdwijnt dat moment uit het overzicht en is het dus niet meer beschikbaar. In jouw agenda verschijnt dat moment dan als afspraak. Als je de afspraak wist uit je agenda, dan komt dat moment opnieuw beschikbaar voor anderen op de afsprakenpagina.

Tips en opmerkingen:

1. Je krijgt geen notificatie wanneer iemand een afspraak inplant. Dus zorg dat deelnemers een deadline hebben, zodat ze b.v. niet denken 10 min. van te voren nog een afspraak met je te kunnen maken.

2. Is de afspraak eenmaal aangemaakt en een moment door iemand ingepland? Dan kun je een Meet-link aanmaken op de gebruikelijke manier. Je kunt dan ook andere uitnodigen.

3. Je kunt de oorspronkelijke afspraak (zie stap 2 hierboven) ook met andere delen die bij de afspraak aanwezig moeten zijn. Zij kunnen dan ook zien welke afspraken zijn gepland. (Misschien handig voor mondelingen die met z’n tweeën worden afgenomen.)

Nieuwe agenda aanmaken

Je maakt een nieuwe agenda aan in Google Agenda, door links in het hoofdscherm van je agenda te klikken op het plusje naast “Andere agenda’s”:

Klik dan op “Nieuwe agenda maken”.