In deze handleiding leggen we kort uit hoe je snel een efficiënt kan werken met Gmail. 

Uitgangspunten

Wat is mail: Mail is een todo lijst waar iedereen iets op kan zetten. 

Bijna iedereen moet enorme hoeveelheden mail per dag verwerken. De bestaande technieken zijn voor veel gebruikers niet voldoende om de mail te verwerken, dus tijd voor een nieuwe aanpak. 

Wat willen we bereiken:

• De lijst zo kort mogelijk houden

• Overzicht bewaren

• Snel werken

• Mail snel archiveren en terugvinden

• Focussen

Hoe kunnen we dat bereiken:

• Doe een ding tegelijk

• Gebruik sneltoetsen

• Zorg dat je mail kunt vinden

  • Archiveren of verwijderen

  • Labels

Doe een ding tegelijk

De overzichtslijst van mail is lang. Afgezien van de superbelangrijke mails zijn de overige mailberichten over het algemeen even belangrijk. Het heeft dus niet zo veel zin om iedere keer dat je een mail hebt afgehandeld terug te gaan naar het overzicht en opnieuw te bepalen wat belangrijk is. Probeer iedere mail direct af te handelen en ga niet iedere keer terug naar je inbox. Schakelen kost veel tijd en energie. 

Gebruik Sneltoetsen

Als je met mail bezig bent, maak je veel gebruik van je toetsenbord. Als je niet steeds hoeft over te schakelen van toetsenbord naar muis en weer terug, win je veel tijd. 

Gebruik een beperkt aantal sneltoetsen om snel je mail te verwerken. Het overzicht van sneltoetsen staat op de achterzijde van dit stencil. 

Snoozen, archiveren of verwijderen

Snoozen

Sinds kort (september 2018) is het mogelijk om mails te “snoozen”. Ze zijn dan even uit het zicht, maar komen op het afgesproken moment weer tevoorschijn. Heel handig voor mails waar je later op terug wil komen. Je vindt de snoozeknop rechts in het overzicht van de mails. (Zie afbeelding) 

Let op: Dit werkt alleen als je de nieuwe Gmail interface gebruikt en gebundelde weergave aan staat. 

Archiveren of verwijderen

Uitgangspunt is dat je mail niet verwijdert maar archiveert. Mail die je archiveert verdwijnt uit je inbox, maar is nog wel beschikbaar onder “Alle berichten”. Door mail altijd te archiveren hoef je niet na te denken over de actie en werk je sneller (focus!). Als je een mail nodig hebt weet je zeker dat die er nog is, want je hebt hem niet verwijderd. 

Waarom is archiveren belangrijk? 

Archiveren is de manier om je mailbox overzichtelijk te houden. 

Stel jezelf bij het archiveren iedere keer de vraag: moet ik nog iets met deze mail doen? Zo niet, meteen archiveren. 

Opslaan of vinden

Als je mail snel archiveert dan is het belangrijk dat je mail ook weer snel terug kunt vinden. 

Veel mail programma’s maken gebruik van mappen om mail te rubriceren. Mail in de juiste map opslaan is meestal eenvoudig, terugvinden is echter lastiger. 

Dus: niet opslaan is het probleem, vinden is de uitdaging. 

Gebruik de zoekregel om je mail terug te vinden: 

• Gebruik een of meer zoektermen

• Zet een minteken: - voor een zoekterm als je mails niet in de zoekresultaten wil zien. 

Bijvoorbeeld: westerveld -ipad

Je krijgt nu alle mail waar het woord westerveld in voor komt, maar niet de mail waar ipad in voorkomt. 

Labels

Hoewel het een goed uitgangspunt is om mail niet te rubriceren kunnen er toch goede argumenten zijn om dat wel te doen. Je hoeft je in GMail bij het rubriceren niet te beperken tot één map. In plaats van mappen gebruikt GMail labels. Je kunt meer dan een label aan een mail koppelen. 

Labels kun je toevoegen vanuit de werkbalk direct boven de geopende mail. 

                                ↗

Overzicht van veelgebruikte sneltoetsen

Als je sneltoetsen wilt gebruiken, moet je ze eerst inschakelen onder instellingen.

1. shift + c = nieuwe mail in een nieuw venster maken (Compose).

2. shift + r = antwoorden op een mail in een nieuwe venster (Reply)

3. shift + a = allen beantwoorden op een mail in een nieuwe venster (reply All)

4. shift + f = mail doorsturen, open mail in een nieuw venster (Forward)

5. [ of ] (blokhaken)= Archiveer de mail en ga naar de vorige / volgende mail in de lijst, zonder naar je inbox te gaan.

6. j of k = ga naar de vorige of volgende mail in de inbox. 

7. g + i = ga naar inbox

8. l (de kleine letter L)  = labels openen, je kunt dan met pijltjes door de lijst van labels lopen. 

9. Shift + t = maak een taak van de huidige e-mail

10. ctrl + enter = verstuur e-mail

Alle sneltoetsen: De sneltoetsen kun je vinden door (shift) + ? in te drukken.