Versleuteld mailen met Outlook

Waarom en wanneer gebruik je versleuteling?

Om e-mail beter te beveiligen hebben we de optie aangezet om berichten versleuteld te kunnen versturen. Versleuteling zorgt ervoor dat de inhoud van je mail verandert in een onleesbare code die alleen de juiste ontvanger kan ontcijferen. Gebruik dit in de volgende situaties:

• Persoonsgegevens (AVG): BSN-nummers, medische gegevens, kopieën van ID-bewijzen of loonstroken.
• Vertrouwelijke informatie: Financiële rapporten, juridische documenten, strategische plannen en informatie over zorg leerlingen
• Beheer van verspreiding: Gebruik de optie "Niet doorsturen" als informatie niet geprint, gekopieerd of verder verspreid mag worden.
  
  

Stap 1: Een versleuteld bericht opstellen

Open Outlook en klik op Nieuwe e-mail.

1. Ga in het lint bovenin naar het tabblad Opties.
2. Zoek de knop Versleutelen (vaak herkenbaar aan een hangslotje). Tip: Zie je de knop niet direct? Klik dan op de drie puntjes (...) aan de rechterkant van het lint.
3. Kies de gewenste optie:
   • Alleen versleutelen: Het bericht wordt gecodeerd.
   • Niet doorsturen: De ontvanger kan het bericht lezen, maar niet kopiëren, printen of doorsturen.
     
     

Stap 2: Het bericht verzenden

Zodra je de versleuteling hebt aangezet, verschijnt er een grijze balk boven de e-mail met de tekst: "Dit bericht is versleuteld".

1. Typ je bericht en voeg eventuele bijlagen toe (deze worden automatisch ook versleuteld).
2. Klik op Verzenden.
   
   

Stap 3: Hoe de ontvanger de mail leest

De manier waarop de mail geopend wordt, hangt af van het programma dat de ontvanger gebruikt.

A. De ontvanger gebruikt Outlook

Gebruikt de ontvanger ook Outlook (bijvoorbeeld via hun werk, school of een persoonlijk Microsoft-abonnement)? Dan is het proces naadloos:

1. Direct openen: De mail verschijnt in de inbox zoals elke andere mail.
2. Beveiligingsindicator: Bovenin het bericht staat een slotje of de tekst "Dit bericht is versleuteld".
3. Bijlagen: Bijlagen kunnen direct worden geopend en bekeken binnen Outlook. De versleuteling wordt op de achtergrond automatisch afgehandeld.

B. De ontvanger gebruikt een ander programma (Gmail, Yahoo, etc.)

Voor ontvangers die geen Outlook gebruiken, verloopt de toegang altijd via een beveiligde webomgeving met een toegangscode:

1. Ontvangst: De ontvanger krijgt een e-mail met de melding: "U hebt een versleuteld bericht ontvangen".
2. Webomgeving openen: De ontvanger klikt op de knop Bericht lezen. Er opent nu een beveiligde pagina in de internetbrowser.
3. Toegangscode aanvragen: Omdat direct inloggen vaak niet mogelijk is, klikt de ontvanger op de optie Aanmelden met een eenmalige toegangscode.
4. Code invoeren:
   • Er wordt automatisch een aparte mail met een 8-cijferige code naar de ontvanger gestuurd.
   • De ontvanger voert deze code in op de webpagina en klikt op Doorgaan.
5. Lezen en beantwoorden: Het bericht en de bijlagen zijn nu zichtbaar in de browser. De ontvanger kan via deze weg ook veilig en versleuteld reageren door op 'Beantwoorden' te klikken.

Tip voor de ontvanger: De eenmalige toegangscode is 15 minuten geldig. Als de code verloopt, moet de ontvanger opnieuw op de link in de originele mail klikken om een nieuwe code te genereren.