Voorzorgsmaatregelen bij het gebruik van Somtoday

Voorzorgsmaatregelen bij het gebruik van Somtoday op

het Scala College en het Coenecoop College

In Somtoday zijn heel veel, deels ook gevoelige gegevens van leerlingen opgenomen. Als je

consequent de volgende voorzorgsmaatregelen in acht neemt bij het gebruik van Somtoday, lever je

een bijdrage aan de bescherming van de privacy van jouw leerlingen.

1.  Neem bij het versturen van groepsberichten vanuit Somtoday aan leerlingen of ouders nooit persoonsgegevens op.
2. Voeg bij het versturen van een individueel bericht vanuit Somtoday aan een leerling of ouder geen (bijlage met) gevoelige informatie toe. Verstuur in plaats daarvan vanuit Somtoday een bericht aan de leerling of ouder, waarin hij / zij erop gewezen wordt dat er nieuwe informatie voor hem / haar is klaargezet in Somtoday. En dat die nieuwe informatie voor de leerling of ouder bereikbaar is via zijn / haar persoonlijke account.
3. Indien het noodzakelijk is in Somtoday een logboeknotitie toe te voegen bij een leerling, beperk je dan tot de strikt noodzakelijke informatie en gebruik een professionele en respectvolle toonzetting. Dit luistert des te nauwer bij informatie die betrekking heeft op de persoonlijke situatie of persoonlijke kenmerken van een leerling. 
4. Somtoday is op de school de centrale plek voor de opslag van de noodzakelijke gegevens over leerlingen. Somtoday is hiervoor bedoeld en de beveiliging is daar op afgestemd. Bewaar daarom geen leerlinggegevens op (al dan niet persoonlijke) Google drives op je laptop. 
5. Als je een document in Somtoday opent, wordt dit –misschien zonder dat je je daarvan bewust bent- automatisch op je laptop gedownload. Als je dat vervolgens niet zelf van je laptop verwijdert, blijft het document daar permanent staan! De Somtoday-software kan dit automatisch downloaden zelf helaas nog niet blokkeren. Het is daarom van groot belang dat  je zelf minstens eenmaal per week (maar bij voorkeur dagelijks) de gedownloade Somtoday- bestanden van je laptop verwijdert.
6. Persoonsgegevens worden -indien noodzakelijk en mogelijk- vanuit Somtoday uitgewisseld via beveiligde geautomatiseerde koppelingen (in plaats van via handmatige exports). 
7. Is het toch noodzakelijk om een exportbestand met leerlinggegevens te (laten) maken, beperk je dan tot de strikt noodzakelijke informatie. En verwijder het bestand direct uit je downloadmap en/of van je Google drives nadat je het niet meer nodig hebt. Verstuur geen exportbestand met leerlinggegevens vanuit Somtoday of per gewone e-mail.
8. Kies een sterk wachtwoord om in te loggen in Somtoday en houd dit strikt voor jezelf. 
9. Voorkom dat je jouw geopend Somtoday account tijdens de les per ongeluk projecteert op het digibord.