Aanvraag apparatuur, software, diensten of koppelingen Scala College en Coenecoop College 

Toelichting

We bieden op school veel hard- en software aan. We ontvangen niettemin regelmatig verzoeken voor de aanschaf van nieuwe apparatuur of software. In deze notitie leggen we uit hoe de aanvraag plaats moet vinden.

Deze handleiding gebruik je voor de aanvraag van apparatuur, software, diensten of koppelingen.

We gaan er in deze procedure van uit de handtekening voor hard en/of software pas kan worden gezet als aan alle onderstaande voorwaarden is voldaan.

Als je wil weten welke software we al aanbieden, zie:

Overzicht van software die beschikbaar is op het Scala & Coenecoop College  

Procedure aanvraag nieuwe apparatuur of software

Voorbereiding

• Bespreek met teamleider, sectieleider en/of directeur of een aanvraag kan worden gedaan.
  Hardware en/of software die door de hele school wordt gebruikt leg je voor aan de directeur. 
• Stuur de aanvraag met relevante informatie naar de servicedesk@scalacollege.nl of ict@coenecoopcollege.nl
  een overzicht van de relevante informatie vind je hieronder. 
• Systeembeheer beoordeelt of de hard- en/of software aan de technische eisen voldoet
• In overleg met betrokkenen nemen we een beslissing 
• Je ontvangt antwoord en maken afspraken over de implementatie

AVG

• Hoe gaat de leverancier om met privacy en veiligheid. Vraag AVG gerelateerde informatie op bij de leverancier.
  Vraag de verwerkersovereenkomst.
• Let op! We sluiten de verwerkersovereenkomst op stichtingsniveau. Een verwerkersovereenkomst kan nooit voor de individuele scholen worden afgesloten. 
• Is de leverancier deelnemer in het privacy convenant onderwijs?
  Zie: https://privacyconvenant.nl

Welke informatie hebben we nodig voor de aanvraag van software

• Om welke apparatuur of software gaat het en wat is het doel, waarom heb je dit nodig
• Wat zijn de kosten. Vraag een offerte, of als dat niet mogelijk is, een reële inschatting kosten van de kosten.
• Zijn er alternatieven of kunnen we dit al? 
• Met wie, team- of sectieleider of directeur, heb je deze aanvraag besproken
• Contactpersoon van de leverancier. Denk aan de accountmanager, maar ook een technisch contactpersoon
• Projectplan: We willen de software of hardware natuurlijk ook gaan gebruiken. Vaak zijn er meer mensen betrokken. Bedenk daarom van te voren wat het plan is. Belangrijke vragen zijn hier: 
  • Wie zijn er betrokken bij dit project. Denk aan direct betrokken collega's, systeembeheer, leerlingadministratie en externe leveranciers.
  • Wat is ieders rol
  • Wie is de projecteigenaar
  • Wie onderhoud de software
  • Wie handelt supportvragen af
  • Wanneer moet het klaar zijn